Presentación de cuentas anuales: todo lo que necesitas saber para prepararlas y certificarlas

Elaborar, certificar y presentar las cuentas anuales ante el Registro Mercantil es uno de los principales trámites dentro de las obligaciones contables que tienen las empresas. Este procedimiento no solo es una obligación legal, también se trata de una herramienta fundamental para conocer la salud financiera de tu negocio. En las cuentas anuales se refleja la situación económica y financiera de una empresa, algo muy interesante para los administradores, los inversores y accionistas. En este artículo te contamos en profundidad en qué consisten, qué documentos son necesarios y cómo puedes hacer la presentación de tus cuentas anuales.

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales son una serie de documentos financieros en los que se refleja la situación económica de una empresa durante un ejercicio fiscal. Esta documentación debe elaborarse cada año y debe presentarse ante el Registro Mercantil para que pueda consultarla cualquier interesado.

Según el Plan General de Contabilidad, los requisitos que tienen que cumplir las cuentas anuales para su presentación son:

• Tienen que reflejar una imagen fiel del patrimonio de la empresa, su situación financiera y los resultados durante el ejercicio.

• Deben estar redactadas con claridad para que la información sea comprensible.
• La información que se incluye en las cuentas anuales debe ser relevante y fiable.

¿Qué documentos incluyen las cuentas anuales?

Son varios documentos los que se solicitan para la presentación de las cuentas anuales de una empresa. La información conjunta de todos ellos proporciona datos muy útiles sobre la situación y la salud financiera de un negocio. Los documentos que conforman las cuentas anuales son los siguientes.

• Balance de situación. En él se muestran el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la empresa. Es así un documento que indica la situación financiera de la empresa en un momento determinado. 

• La cuenta de pérdidas y ganancias. También llamada “cuenta de resultados”, es el documento en el que se detallan los ingresos, gastos, beneficios y pérdidas del negocio durante el ejercicio fiscal. Es decir, refleja el resultado del ejercicio para saber si la compañía ha tenido beneficios o pérdidas. También se utiliza como punto de partida para hacer el cálculo del Impuesto sobre Sociedades.

• El estado de cambios en el patrimonio neto. Este documento recoge los ingresos, gastos y todos los movimientos del patrimonio neto de la empresa como pueden ser el reparto de dividendos o las ampliaciones de capital.

• El estado de flujos de efectivo. Muestra el movimiento del efectivo dentro de la empresa, es decir, los cobros y pagos realizados por la compañía durante el ejercicio en cuestión. Este documento da información del flujo de dinero que tiene la empresa, cómo genera y emplea la liquidez.

• La memoria. Es un documento que completa los datos anteriores en el que se incluye cualquier información adicional que se quiera reflejar. En la memoria se cuentan aspectos significativos de lo ocurrido en la empresa, actividad, políticas contables y el impacto que han tenido durante todo el ejercicio. Gracias a este documento se proporciona un contexto a la información anterior para entender las cuentas de la empresa.

¿Por qué se certifican?

Certificar las cuentas anuales es fundamental para poder realizar su depósito en el Registro Mercantil. A través de esta certificación se acredita que la información que contienen es veraz, fiable y que refleja exactamente la situación financiera de la empresa.

Para certificar las cuentas estas deben ser aprobadas por el empresario o por parte de la Junta General de Accionistas, según el tipo de empresa, en una reunión que debe celebrarse dentro de los seis meses posteriores al cierre del ejercicio anual. 

Los elementos obligatorios que tienen que incluir son:

• El nombre y cargo de las personas certificantes. El cargo debe estar vigente e inscrito en el Registro Mercantil.
• Denominación de la entidad tal y como consta en sus estatutos.
• El lugar y fecha de celebración de la Junta.
• Fecha de formulación de las cuentas anuales.
• Constancia del acuerdo de aplicación, no solo de si se han producido ganancias o pérdidas en la empresa.

En caso de aprobarse en la Junta, se emite un certificado de aprobación de las cuentas anuales que debe contar con la firma de los administradores y adjuntarse al resto de la documentación.

¿Cómo hacer la presentación de las cuentas anuales?

Una vez certificadas las cuentas anuales, estas deben depositarse en el Registro Mercantil. El plazo de presentación es de un mes desde la aprobación. Actualmente, existen tres vías para presentar las cuentas:

• En papel. Se trata de la forma tradicional. Esta opción consiste en ir al Registro Mercantil asignado con la documentación, una instancia de presentación y el certificado de aprobación.

• Vía electrónica. Al igual que la vía anterior supone acudir al Registro Mercantil, pero en esta ocasión la documentación se entrega en un soporte digital como un CD o una memoria USB.

• De forma online. La presentación telemática se realiza a través de la web del Colegio Oficial de Registradores. Para ello es necesario:

• Darse de alta en el sistema con un certificado digital válido.
• Descargar el programa D2.
• Cumplimentar los datos requeridos sobre la empresa y las cuentas a presentar.
• Generar el depósito digital.
• Enviar las cuentas. Esto puedes hacerlo a través de este mismo programa adjuntando la certificación junto con la huella digital o el envío a través de un fichero ZIP enviando el certificado en papel.

• Pagar la tasa correspondiente. Preparar y certificar las cuentas anuales es un procedimiento fundamental y obligatorio para las empresas. Para que se elaboren correctamente y cumplan con la normativa hay que prestar atención a todos los requerimientos establecidos por la ley. 

Con una buena gestión de las cuentas anuales no solo aseguras el cumplimiento de la regulación, también puedes obtener información muy valiosa del estado financiero de tu empresa que te ayudará en la toma de decisiones estratégicas.