El VAT explicado: todo lo que necesitas saber para cumplir con la normativa

Cuando te planteas empezar a realizar operaciones con otros países de la UE, además de cumplir con la normativa española, vas a tener que adaptarte a las directrices tributarias europeas.

Hoy vamos a contarte qué es el VAT, por qué lo necesitas y cómo puedes conseguirlo.

¿Qué es el VAT?

Como sabes, en España existe el IVA, el Impuesto sobre el Valor Añadido, que es un impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y servicios.

En la Unión Europea, como cada país denomina a este tipo de impuesto de una manera diferente, se utiliza el nombre de VAT, Value Added Tax, y así todos sabemos de lo que estamos hablando y tenemos una misma legislación al respecto en las operaciones que realizamos entre nuestros países..

¿Cómo funciona el VAT?

Como hemos dicho, el VAT es el IVA, pero en la UE y, por lo tanto, va a funcionar igual.

El VAT es un impuesto que funciona en cadena, es decir, que cada empresa que está implicada en el proceso de producción y venta de un producto o un servicio (proveedores, fabricantes, distribuidores, etc.) aplica el impuesto a sus clientes y luego cada uno lo declara en su Hacienda. Y así, sucesivamente, hasta el consumidor final que es el que finalmente lo soporta sin poder repercutir a nadie.

Cuando la operación es en tu país al hacer la declaración se liquida el IVA soportado con el IVA repercutido y se paga o se compensa según el resultado.

Pero cuando trabajas con otros países de la UE y cada uno tiene su propia Hacienda, para evitar problemas de doble imposición lo que se hace es que las facturas emitidas de un país a otro quedan exentas del impuesto y que el comprador tribute en su país.  Y esto debe de quedar puesto de manera explícita en las facturas.

Por eso, en el caso de España, en las facturas tenemos que añadir el texto “Operación exenta de IVA según el artículo 25 de la Ley del IVA. Inversión del sujeto pasivo.”

¿Qué es el VAT number?

Para poder tener un control sobre las operaciones que se realizan en los países de la UE, lo que se hace es que quienes quieran hacerlo tienen que tener un número de identificación propio y único. 

Por lo tanto, el VAT Number es el número de identificación fiscal que necesitamos tener para estar autorizados a operar con países de la UE.

Este número se construye a partir del NIF (Número de Identificación Fiscal) del país correspondiente y se le pone un como prefijo el código del país.

Por ejemplo:

• Para una sociedad limitada con NIF B12345678, el número VAT será ESB12345678.
• Para un autónomo con NIF 12345678A, el VAT será ES12345678A.

En algunos países, pueden incluirse letras adicionales para especificar el tipo de registro o el sector económico de la empresa. Así es más fácil clasificar y gestionar las diferentes categorías de contribuyentes y realizar el seguimiento de sus actividades fiscales. Ejemplo de ello son Chipre e Italia.

¿Cómo se puede obtener el VAT Number?

Aunque como hemos visto saber cuál es tu VAT Number es sencillo por que es añadir el código del tu país a tu NIF, pero no tendrá validez para operaciones intracomunitarias hasta que no estés registrado en el ROI Así que, aunque sepas el VAT Number que te van a asignar, no puedes hacerlo por tu cuenta y riesgo.

La forma correcta de obtenerlo es solicitarlo de manera expresa (en el caso de España) a la Agencia Tributaria y se hace solicitando tu inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). a través del modelo 036.

La presentación del formulario de solicitud no implica que te lo concedan de forma automática, sino que tienes que justificar por qué lo necesitas. Hacienda hace esto para evitar situaciones de fraude fiscal, usos indebidos de la exención del IVA y pérdidas de recaudación.

Tampoco hace la concesión de manera automática, sino que puede tardar hasta 3 meses.

Una vez que la Agencia Tributaria acepta tu solicitud de alta en el ROI, tu número VAT automáticamente se inscribe en el sistema VIES (Sistema de Validación de Operadores Intracomunitarios). A partir de ese momento:

• Ya puedes emitir y recibir facturas intracomunitarias sin aplicar IVA.
• Otras empresas europeas pueden validar tu número VAT en el VIES.
• Puedes declarar operaciones en el modelo 349.

Por último, es importante que no confudas el ROI con el VIES:

• ROI es el registro nacional español gestionado por la Agencia Tributaria y donde tienes que inscribirte si quieres realizar operaciones intracomunitarias como empresa española.
• VIES (VAT Information Exchange System) es la base de datos comunitaria de todos los operadores que tiene VAT y con los que puedes trabajar.

Documentación para solicitar y justificar el VAT Number

Cuando vayas a solicitar tu inscripción en el ROI, es posible que te soliciten documentación adicional que respalde tu actividad económica y la necesidad del número VAT. Entre los documentos habituales se incluyen:

• Acta de constitución de la empresa
• Comprobante del Registro mercantil
• Certificado de domicilio fiscal
• Planes de negocio de las actividades comerciales que planeas realizar
• Contratos comerciales, si los tienes
• Estados financieros que muestren la situación financiera de la empresa

Obligaciones fiscales del VAT

Cuando ya tienes el VAT Number y empiezas a realizar operaciones intracomunitarias, además de llevar correctamente los Libros de IVA y de incluir en las facturas que corresponda el texto legal de la exención, vas a tener cumplir con determinadas obligaciones fiscales y presentar los siguientes modelos:

• Modelo 303: para la autoliquidación de IVA
• Modelo 390: el resumen anual de operaciones
• Modelo 349: declaración recapitulativa de las operaciones intracomunitarias

Cumplir con la normativa del VAT es una obligación legal, por lo que no hacerlo puede llevarte a sanciones económicas importantes, aunque no lo hayas hecho conscientemente:  

• Multas por no presentar modelos a tiempo o presentarlos con errores.
• Penalizaciones por emitir facturas incorrectas
• Exclusión del ROI, lo que te impediría operar correctamente dentro de la UE.
• Inspecciones fiscales en los casos más graves o reincidentes

En resumen, el VAT Number no solo es obligatorio para tu empresa si quieres realizar operaciones intracomunitarias, si no que también es necesario y ventajoso porque te permitirá operar con seguridad, y confianza dentro del mercado europeo.